MS-Word не является аутентичным форматом передачи документов
«MS-Word не является аутентичным форматом передачи документов» - обычно вы получаете это сообщение, после того как вы послали по электронной почте сообщение, используя вложение MS-Word или после того, как вы, размещали файлы MS-Word в Сети.
1 Проблемы с чтением MS-Word файлов.
1.1 Требуется аналогичное программное обеспечение
Вы, предполагаете, что каждый человек имеет на своем компьютере то же программное обеспечение, что и у вас. Ваше предположение идет вразрез с духом Интернета, который, предполагает разнообразие. Тот факт, что одна «хищная монополия» пытается подорвать эту цель, не означает, что вы должны пойти вместе с ней.
Тот, кто посылает мне такую почту косвенным образом предлагает мне совершить покупку программного обеспечения, чтобы я мог прочитать почту.
1.2 Проблема версий
Даже если Вы и я используем MS-Word, существуют проблемы совместимости между различными версиями, часто не позволящие в полной мере прочитать содержимое вашего документа.
1.3 Собственный формат данных
Приведенные выше две проблемы тесно связаны с вопросом об открытости формата данных. Формат MS-Word является закрытым. Т.е. когда вы храните свои работы в формате MS-Word, вы должны предусматривать, что вы всегда должны будете иметь доступ к лицензионным программным продуктам, которые в состоянии прочитать этот формат. Открытый формат данных доступен практически в любом редакторе.
1.4 Вирусы и безопасность
MS-Word позволяет выполнять макро-сценарии - которые в настоящее время могут являтся носителями вирусов. Это означает, что встроенная в Word файл программа-вирус, активируется на компьютере получателя, когда он откроет файл MS-Word. Нужно ли это вам?
1.5 Размеры
Часто документ, который составлял несколько килобайт текста увеличивался в сотни килобайт, как Word файл.
1.6 Информации о версии
В системе ведения контроля версий Word, не исключено, что получатели могут смотреть предыдущие проекты документа (который может содержать конфиденциальную информацию).
1.7 MS-Word не аппаратно-независимая
Случается, что документ MS-Word будет отформатирован по-разному в зависимости от специфики принтера. Я предполагал, что хотя-бы тут работает принцип «Что вы видите, то вы и получите», но кажется я ошибся и в этом.
2 Альтернативы
Когда речь идет о документации, отправленной по электронной почте важно различать документооборот и обмен сообщениями. Для обмена сообщениями простой текст является единственным разумным шагом. Это самый безопасный, портативный и на сегодняшний день самый компактный способ не имеющий ни одной из опасностей, упомянутых выше. Возможность небольшого форматирование информации с использованием MS-Word не стоит всех проблем! Если вам абсолютно необходимо представить форматированную информацию для обмена документами - необходимо использовать формат PDF.
Также рекомендуется использовать (стандарты) HTML. Пожалуйста, обратите внимание, что я ни в коем случае выступает за использование в обычной почте HTML. Это совершенно неправильно по причинам, которые выходят за рамки этого документа.
Ранее я считал формат RTF (Rich Text Format), как более стандартизованный способ обмена документов для текстовых процессоров. Меня поправили по этому вопросу бесчисленное количество раз. RTF это немного лучше, чем формат MS-Word. Хотя RTF рекламировался как формат обмена документами, он никогда не поднялся до этого уровня.
3 Где использование MS-Word уместно
MS-Word подходит для обмена документами среди соавторов документа, которые согласились чтобы использовать MS-Word.
4 Некоторые ответы на критику
Несколько человек отметили, что MS-Word является стандартом де-факто, и если даже стандарт не оптимален, то лучше идти вместе со стандартом.
Мой контраргумент:
Так или иначе, спор о возникающих стандартах справедливых для авторства (например, «Я использую «Лексикон», потому что мои потенциальные соавторы его тоже используют) имеет мало отношения, к вопросу формата для обмена документами. Я использую LTEX для подготовки документов, но я распространяете их как PDF. Это не может быть аргументом в пользу MS-Word, хотя другие текстовые редакторы уступают по распространенности, но это никоим образом не предполагает, что формат MS-Word должен быть использован для обмена документами.
Второй аргумент этический, и я начинаю с аналогии.
За последние несколько лет стало модным в США, использовать грузовик в качестве основного автомобиля. При столкновении двух автомобилей, находящиеся в более легком автомобиле имеют гораздо больше шансов получить травму. Поэтому, когда кто-то ездит на грузовике, они ставят пользователей легких автомобилей на дополнительный риск. Второе свойство аналогично. Фары грузовиков намного выше от земли, чем у автомобилей. Вождение автомобиля в ночное время рядом с грузовиками вас очень раздражает и, возможно, опасно. В обоих этих случаях, водители грузовиков не причиняют подобный ущерб другим грузовикам. Они тоже находятся в тяжелых транспортных средствах, и водители расположены достаточно высоко от земли, чтобы не страдать от фар других грузовых автомобилей.
По логике «является стандартом де-факто», единственный способ разрешения вышеуказанной проблемы, которые я описал это поменять свое авто на грузовик!??
Использование MS-Word для обмена документами просто отвратительно для пользователей сети. Использование MS-Word для обмена документами, как курильщик дующий дымом в лицо окружающих.
Существует и третий аргумент, тесно связано со вторым: Вы хотите быть маркетинговым агентом Microsoft?
5 Rants о MS-Word
Основное внимание в этом документе была на злоупотребление MS-Word при обмене документами. Публикация ориентирована на пользователей MS-Word, которым предлагается передавать документы в других форматах, даже если они продолжают использовать MS-Word для производства документов.
Источник: Jeff Goldberg «MS-Word is Not a document exchange format»
Вольный перевод: В. Тыминский
Statistics: 64
Кому выгодно кричать «кому выгодно?»
Чтобы бросить тень подозрения, не нужно организовывать убийств — достаточно сидеть и сочинять версии, бросающие тень.